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会员规范

欧冶采购供应商服务和管理规范

第一章 总则

第一条 为进一步规范欧冶采购电子商务平台(简称"平台")供应商服务和管理的相关工作,确保平台长期稳定地运营,维护相关企业的正当权益,促进采购方和供应商共同持续发展,特制订此规范。

第二条 本规范适用对象为平台运营商、采购方、供应商。

1、上海欧冶采购信息科技有限责任公司(简称"欧冶采购")是平台运营商,负责注册供应商的开户、供应商基础信息变更审批、档案管理、CA认证、系统管理等相关工作。

2、采购方负责本组织的自荐供应商的资质审核、供应商信息变更审批、考察、综合评估、本企业的系统管理等相关工作。

3、供应商负责本企业的注册和自荐、信息维护、反馈改进措施、本企业内的系统管理等相关工作。

第三条 欧冶采购负责对该规范进行制定、修改和废止。

第二章 各级系统管理员职责

第四条 平台设置了三种类型的系统管理员:平台运营商管理员、采购方管理员、供应商管理员。采购方和供应商管理员由加盖单位公章的《管理员授权委托书》来确定,以明确系统管理责任。

第五条 平台运营商管理员为采购方管理员、供应商管理员开通帐号及通知、密码重置、授予相关权限。

第六条 采购方管理员为本企业的员工开通操作员帐号及通知、业务授权、密码重置等相关工作。

第七条 供应商管理员为本企业的员工开通操作员帐号及通知、业务授权、密码重置等相关工作。

第三章 供应商准入

第八条 凡符合下列条件的供应商原则上均可注册成为欧冶采购电子商务平台用户:

1、依法成立,具有法人资格或具备独立承担民事责任的能力;

2、有合法的生产经营资质(如营业执照、税务登记证、机构代码证等);

3、具备一定的企业经营基础,且财务状况良好;

4、具备签订和履行合同的能力和信誉;

5、提供的货物、工程和服务符合国家质量、环境和安全标准;

6、良好的售后服务和合理的人员结构;

7、特殊行业要具有国家相关部门颁发的资质证书;

8、承诺公司满足平台对廉政和诚信的要求。

第九条 平台供应商准入机制

1、注册供应商

游客在平台提交注册申请,但未提交或未通过工商注册登记证书或管理员授权委托书审核,成为平台注册供应商。注册供应商登录后可查看公开采购信息,可与已经建立合格关系的采购方进行网上报价,但无法享受平台其他采购方的公开寻源、供应商自荐等业务服务。

2、认证供应商

游客在平台提交注册申请,且通过工商注册登记证书和管理员授权委托书审核,成为平台认证供应商。认证供应商具有通过平台交易的权限,且享受平台提供的参与公开寻源、供应商自荐等服务。

3、合格供应商

认证供应商可向采购方提交自荐申请,经采购方审批通过后成为其合格供应商资格。合格供应商登录平台后可参与已建立合格关系的采购方发布的网上采购业务。

第十条 供应商注册认证

(一) 注册认证准备

认真阅读《欧冶采购服务条款》和《注册须知》;根据注册认证要求准备企业三证(营业执照、税务登记证、组织机构代码证)或统一社会信用代码、管理员授权委托书等相关材料。

(二) 注册认证提交

注册认证申请在平台或移动端线上提交。

供应商在线确认《欧冶采购服务条款》,并按要求填写注册信息,同时线上提交如下材料(复印件均需加盖单位公章):

● 管理员授权委托书(认证供应商必须提交)

● 企业三证(营业执照、税务登记证、组织机构代码证)或统一社会信用代码(认证供应商必须提交)

● 质量管理体系认证等其他资质证书复印件(可选,企业简历中维护)

(三) 注册认证审核

平台运营商在供应商提交注册认证申请之日起2个工作日内对其提交的基本信息和相关资质进行审核如下:

1.审核要求为:供应商提交的企业法人营业执照、税务登记证、组织机构代码证(简称"三证")(副本)或统一社会信用代码和《管理员授权委托书》完整且内容清晰,"三证"或统一社会信用代码复印件上加盖的单位公章名称应保持一致;"三证"或统一社会信用代码必须在有效期内。材料不符合上述条件时,需重新提交相关材料。

2.材料审核无误后,再核对国家企业信用信息公示系统中供应商信息,须和材料中的信息保持一致。核对的信息项如下:

a)"三证"所有字段和平台中基本信息逐一比较:包括企业名称、法定代表人、注册地址、企业类型、注册资本、币种、经营范围、营业执照号码、营业执照生效日期、营业执照失效日期、税务登记证号码、税务登记证生效日期、税务登记证失效日期、组织机构代码、组织机构代码证生效日期、组织机构代码证失效日期,"三证"合一的需核对统一社会信用代码。

b)《管理员授权委托书》须填写完整,附管理员身份证复印件且加盖公章,核对信息项如下:

管理员授权委托书 手机
受委托人姓名 E-mail
身份证件号码 联系地址

3.平台中的信息和材料不一致或材料信息不完整时,经平台运营商驳回注册认证申请后,由供应商再次在线提交正确的注册认证材料,直至材料信息完整为止。

4.经过上述环节后,平台运营商才可对注册认证审批通过(系统将自动生成注册认证供应商管理员帐号并授权),同时向供应商注册时激活的手机发送用户名和密码。

(四)供应商资质审核

平台运营商在供应商提交资质认证申请之日起2个工作日内对其提交的相关资质进行审核如下:

1.审核要求为:供应商提交的体系认证证书、代理授权书及各类特殊专业资质证书图片清晰,复印件必须加盖单位公章,证书复印件上单位名称要与加盖的单位公章名称应保持一致,且必须在有效期内。材料不符合上述条件时,需重新提交相关材料。

2.材料审核无误后,再与相关部分可查询平台核实其有效性。各类证书信息须和材料中的信息保持一致,核对的信息项包括:证书类别、证书名称、证书编号、颁发机构、颁发日期和有效截止日期。

(五)认证须知

供应商承诺对所提交的工商注册登记证书、体系认证证书、代理授权书及各类特殊专业资质证书的真实性、有效性负责,并承担由于提供虚假、无效证书所造成的全部后果。平台仅对供应商上传的证书附件与相关注册登记信息的一致性进行校准,平台不承担由于供应商提供虚假、无效证书所造成的任何后果。

第十一条 供应商自荐

(一)自荐提交

认证供应商登录平台后,选择采购方在线提交自荐信息及相关材料。供应商自荐需满足采购方预先设定的基本条件。

(二)自荐审核

采购方将根据其对合格供应商的要求,对认证供应商进行资格审核。

(三)自荐结果

供应商可登录平台查看审批结果,审批通过后成为该采购方的合格供应商。

第四章 合格供应商的失效生效

第十二条 采购方可将不再符合要求的合格供应商设定为失效,取消其合格供应商资格。已失效的供应商将无法与相应的采购方开展网上采购业务。

第十三条 采购方可将已失效的供应商重新生效,恢复其合格供应商资格。

第五章 供应商信息变更

第十四条 供应商基本信息由平台运营商统一管理,并被多家采购方共享。

第十五条 供应商可通过平台提交信息变更申请,及时更新自己的信息。供应商信息变更可分为工商注册登记信息变更、其他信息变更和合格供应商附加信息变更三种。

(一)工商注册登记信息变更

指企业名称、法人、注册资金、营业执照及其有效期、税号及其有效期、组织机构代码及其有效期等,在"三证"(或统一社会信用代码)上进行变更的信息。供应商对平台信息变更时,需要上传相应当地工商行政管理部门出具的企业名称变更核准通知书(加盖当地工商部门档案查询印章)复印件,并根据情况同时提交如下材料(复印件均需加盖单位公章):

● "三证"(企业法人营业执照(副本)、税务登记证(副本) 、组织机构代码证(副本)) 或统一社会信用代码。

变更申请审批通过后,平台运营商更新平台供应商信息。

(二)其他信息变更

指公司办公地址、联系电话,传真等由多家采购方共享的非工商注册登记信息的变更,由供应商直接更新生效。供应商对平台信息变更如涉及供应商管理员(即供应商基本信息中的"业务负责人姓名")变更时,该公司负责人需重新提交《管理员授权委托书》(经办人签字,加盖公章)。平台运营商核实变更信息与材料一致后,审批通过并更新供应商管理员相关信息。

(三)合格供应商附加信息变更

指各采购方管理供应商时使用的一些个性化的信息。合格供应商对附加信息变更时,需通过平台提交变更申请,由采购方审批即可。

第十六条 供应商应及时检查"三证"(营业执照、税务登记证、组织机构代码证)或统一社会信用代码、体系认证证书、代理授权证书、特种专业资质证书等重要资质证书的有效性,如证书1月内(含1个月)过期或已过期,应及时在平台中提交相关材料更新信息,并告知采购方,对于"三证"过期失效的认证供应商自动转变为注册供应商,不再享有认证供应商所拥有的权限。

第六章 供应商评估改进

第十七条 各采购方可根据自身管理制度定期对合格供应商进行业绩评估。对部分存在问题的供应商,自行根据影响程度决定对供应商采取约谈、警告、暂停业务和淘汰等措施,以促进供应商自身改进。

平台可配合及时发布采购方对其合格供应商的评估结果,供应商应针对评估结果及时反馈改进措施。

第七章 供应商管理员帐号管理

第十八条 供应商管理员帐号命名规则

供应商管理员帐号为"Uxxxxx",其中"xxxxx"为系统自动生成的流水号,初始密码为随机生成的6位数字。供应商管理员帐号一经生成不得修改,且该帐号具有唯一性。

初始密码可由供应商管理员自行修改并保管。

第十九条 供应商管理员帐号发放

供应商注册时,可自行设置自身的用户名和密码,并妥善保管。

第二十条 密码重置受理

供应商注册时预留了手机号,则可在平台填写公司名称、登录名和手机号,获取手机短信找回密码;当手机号未预留或变更等其他特殊情况,需平台运营商为其重置密码,必须提交加盖单位公章的《密码重置申请表》。平台运营商核实无误后,为其重置密码,并按照《密码重置申请表》中的手机号码发送密码。

第八章 供应商培训管理

第二十一条 平台运营商负责制作和更新培训材料(PPT、WORD、视频等多种形式)发布至平台,并提供模拟平台方便供应商远程学习。

第二十二条 供应商可充分利用平台运营商提供的资源进行自学,遇到问题可通过平台服务热线95025进行咨询。

第二十三条 供应商需要平台运营商为其提供培训服务时,可向平台运营商提交《供应商培训需求表》。平台运营商根据供应商培训需求进行相关安排。

第二十四条 平台运营商提供的培训分为远程培训和现场培训两种。

(一)远程培训:供应商自行从平台下载并自学培训资料,平台运营商为其开通模拟平台帐号供其模拟操作,并通过电话、网络等方式进行远程支持。

(二)现场培训:平台运营商安排培训人员,组织供应商进行面对面的培训。供应商到场时,须在《供应商培训签到表》上签到;培训结束后,供应商向平台运营商提交《供应商培训反馈表》,以便平台运营商改进培训效果。

第九章 供应商注销

第二十五条 注册或认证供应商向平台运营商提出注销申请时需提交《注册供应商注销申请表》。

第二十六条 若该供应商不属于任何1家采购方的合格供应商,平台运营商受理注册或认证供应商注销申请后,须确认该供应商无任何平台未办结事项,方可注销其注册或认证供应商资格,并将其管理员帐号停用。

第二十七条 若该供应商是采购方的合格供应商,平台运营商应与相关采购方确认该供应商是否存在进行中的网上采购业务。若有进行中的网上采购业务,等待相关采购方给出该供应商所有网上采购业务已结束的答复后,由平台运营商确认其无平台未办结事项,方可将注销其注册供应商资格,并将其管理员帐号停用。

第十章:数字证书(CA)管理

第二十八条 平台运营商为供应商提供CA认证电子合同服务,以满足其对网上业务安全的更高要求。

第二十九条 供应商申请CA证书需向平台运营商提交《单位数字证书受理表》、"三证"(副本)或统一社会信用代码和办理人身份证的复印件(均需加盖公章)。

第三十条 证书受理

(一) 费用确认

申请单位或申请人提交申请材料,平台运营商确认提交的材料真实、唯一、合法后通知其支付相关费用。款项到帐后,平台运营商受理证书申请并下载证书。

(二) 信息录入

平台运营商核对提出人提交的受理表上填写的信息及相关证明材料后,在受理点系统中录入信息。

(三)证书下载

平台运营商在受理点系统中下载数字证书至存储介质(USB Key)中。

(四) 交付及存档

1、平台运营商在收到的数字证书受理表中填写由受理点填写的内容并盖章,与已存储数字证书的存储介质(USB Key)、未拆封的密码信封以及发票一起交付给供应商。

2、平台运营商将填写完整的数字证书受理表复印两份,其中一份留存,另一份保存送上海CA认证中心。

以上规范解释权归上海欧冶采购信息科技有限责任公司所有

上海欧冶采购信息科技有限责任公司

2017年 1月 1日颁布