一家公司在经营过程中,都会对外签订商务合同。正常情况下,纸质合同管理都面临效率低、成本高、保管难三大问题。每份纸质合同的签署至少需要经过两次快递,从起草至双方签字盖章生效需要几天时间。成本涵盖纸张、打印、快递、保管、人工等费用。根据管理规定,合同作为重要文件需保存多年。经长年封存后,纸张容易破损,合同字迹难以辨认,每次查找时也需要很长时间定位。

宝钢股份资材备件采购部作为一个大型采购部门,也面临着同样的问题。其每年签订合同2万份,直接管理成本高企。详细分析后,资材备件部决定借助宝钢采购平台集成的电子合同服务,彻底解决以上难题。2010年底推出后,立刻得到了众多供应商的热烈欢迎,应用范围迅速扩大至合同总量的80%,并正不断扩大。

目前,其与供应商的合同无需线下签字、盖章、快递、收送等环节,签订周期从原来的平均3天,降到2分钟左右。同时通过电子方式保管合同随用随调,降低了保管成本,极大地方便了今后翻查。电子合同应用后,合作供应商受惠良多。一家供应商反馈说:"原本需要反复打印、签字盖章、传递的合同,现在通过平台自动实现了,业务处理方便多了,相关费用也降了。"可以说,资材备件部已在合同签订、传递、保管三个环节寻找到了效率和成本的控制之道。

电子合同服务:借助电子签名技术,在保证签订主体身份及合同签订环节安全可靠的基础上,对网上合同进行签名确认,以保障合同具备纸质合同同等的法律效力。其具备效率高、成本低和易保存的三大优势。